تحقیق مقاله بررسی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر

فصل اول

مقدمه :

با نگاهی دقیق به گستره مدیریت با راحتی می‌توان حضور مؤثر ارتباطات را در تمامی ابعاد آن مشاهده کرد و به جرأت می‌توان گفت که مدیریت فن برقراری ارتباطات است. هر فعالیت و کارکرد مدیریتی مستلزم به کارگیری برخی از اشکال مستقیم یا غیرمستقیم ارتباطات می باشد . مدیران چه برنامه‌ریزی و سازماندهی کنند یا هدایت و رهبری، خود را در ارتباط با دیگران خواهند یافت. تصمیمات مدیریتی و سیاستهای سازمانی به خودی خود مؤثر نخواهند بود مگر این که توسط اشخاصی که مسئول تصویب واجرای  آنها هستند، درک شوند.

ارتباطات مناسب و مؤثر در تغییر سازمانی نقش دارد به علاوه ارتباطات عامل مهمی در انگیزش و رضایت شغلی کارکنان محسوب می‌شود.

ابعاد اصلی فرآیند ارتباطات :

ارتباطات را می‌توان بدین صورت تعریف کرد: تبادل اطلاعات میان فرستنده و گیرنده و چگونگی درک مفهوم اطلاعات ارسال شده، بین افرادی که در این فرآیند دخیل هستند. تحلیل این تبادل نشان می‌دهد ارتباط یک فرآیند دو طرفه است که توالی عوامل مرتبط به هم در آن به وفور به چشم می‌خورد. مدیرانی که این فرآیند را می‌شناسند می توانند علاوه بر طراحی برنامه‌های ارتباطی که متناسب با نیازهای سازمانی است، به تحلیل الگوهای ارتباطی نیز بپردازند.

الگوی فرآیند ادراکی ارتباطات :

برقراری ارتباط کار ساده و پیش پاافتاده‌ای نیست. در واقع، همواره باید به یاد داشته باشیم که فرآیند برقراری ارتباطات به نوعی با  ارتباطات ناموفق عجین شده است. با آگاهی از این مسئله، محققان به بررسی ارتباطات در قالب نوعی از فرآیند اطلاعات اجتماعی پرداخته‌اند که. در آن گیرندگان از طریق اطلاعات پردازش شده به طور قابل درکی به تفسیر پیامها می‌پردازند. این دیدگاه منجر به گسترش الگوی ادراکی ارتباطات گردیده و ارتباط را همچون فرآیندی نشان می‌دهد که در آن گیرندگان، مفاهیم را در ذهنشان پردازش می‌کنند.

1 فرستنده : فرستنده می‌تواند یک فرد، گروه یا سازمان باشد که درصدد است تا با گیرنده خاصی ارتباط برقرار کند. گیرندگان ممکن است افراد، گروهها یا سازمانها باشند.

2 رمزگذاری : فرآیند ارتباط، رسماً زمانی آغاز می‌شود که فرستنده عقیده یا تفکری را رمزگذاری می‌کند. رمزگذاری، تفکرات ذهنی را به شکل یا رمز یا زبانی که بتواند برای سایر افراد هم قابل فهم باشد در می‌آورد. مدیران اغلب از لغات، شماره‌ها، حرکات و اشارات ، علائم غیرکلامی نظیر تصاویر و عکسها برای رمزگذاری استفاده می‌کنند. علاوه براین می توان از روشهای مختلف رمزگذاری برای توصیف عقاید مشابه نیز استفاده کرد.

3 پیام : ثمره رمزگذاری، بوجود آمدن یک پیام است. دو نکته مهم در مورد پیام وجود دارد که باید همواره آن را بخاطر سپرد :

1 پیامها اصولاً در برگیرنده چیزی بیش از آنچه که با چشم قابل رؤیت است می‌باشند، مثلاً پیامی حاوی یک دستور کاری است می‌تواند واکنشهای عاطفی یا احساسی را به دنبال داشته باشد.

2 پیامها باید با کانال مورد استفاده جهت انتقال پیام هماهنگ باشند.

3 انتخاب یک واسطه : مدیران می‌توانند از رسانه‌های ارتباطی گوناگونی برای برقراری ارتباط استفاده کنند .رسانه‌های ارتباطی شامل مکالمات رو در رو، صحبتهای تلفنی، پست الکترونیکی، پست صوتی، کنفرانس ویدئویی، نامه‌ها یا یادداشتهای کتبی، عکسها یا طرحها، جلسات، تابلوهای اعلانات، داده‌های کامپیوتری، جداول یا شکلها می‌شوند .انتخاب رسانه ارتباطی مناسب به عوامل زیادی بستگی دارد از جمله: ماهیت و هدف از پیام، نوع مخاطبان، میزان نزدیکی به مخاطبان، محدودیت‌های زمانی موجود جهت انتشار پیام، اولویتهای فردی، میزان پیچیدگی مشکل و شرایط موجود. تمامی رسانه‌های ارتباطی از مزایا و معایبی بیرخوردار هستند که باید متناسب با شرایط از آنها استفاده کرد.

4 رمزگشایی : رمزگشایی به عبارتی ترجمه یا تفسیر، خاص دریافت کننده از پیام رمزگذاری شده است که شامل ترجمه لفظی، شفاهی و یا جنبه‌های بصری یک پیام می‌باشد.

گیرنده‌ها بر پردازش اطلاعات اجتماعی تکیه می‌کنند تا بتوانند مفهوم یک پیام را در حین رمزگشایی نیز تعیین کنند. رمزگشایی یکی از علل عمده سوء تعبیر در ارتباط میان فرهنگی و بین نژادی محسوب می‌شود زیرا رمزگشایی توسط گیرنده تابع ارزشهای اجتماعی و فرهنگی می‌باشد و ممکن است برای فرستنده این ارزشها قابل درک نباشند.

5 ایجاد مفهوم : الگوی ادراکی ارتباط بر مبنای این عقیده قرارداد که گیرنده مفهوم پیام را در ذهن خود پردازش می‌کند. بنابراین، ‌تعبیر گیرنده از پیام ممکن است با آنچه مدنظر فرستنده است، متفاوت باشد . بدین ترتیب دریافت‌کنندگان پیام، براساس تعبیرات شخصی خود عمل می‌کنند نه براساس تعبیرات و مقاصد فرستندگان پیام.

6 بازخورد : پاسخی که گیرنده در قبال پیام ارائه می‌کند، معمای حلقه بازخورد است . در این مرحله از فرآیند ارتباطات، گیرنده تبدیل به  فرستنده می‌شود، پیام را رمزگذاری کرده وسپس آن را برای فرستنده اصلی ارسال می‌دارد وی نیز این پیام را رمزگشایی و تفسیر می‌کند. همانگونه که در این بحث مشاهده می‌گردد، از بازخورد جهت بررسی نحوه ادراک دریافت کننده از پیام ارسال شده استفاده می‌گردد و به این ترتیب دریافت کننده چگونگی استنباط خود  از پیام فرستنده را به وضوح بیان می‌دارد.

7 اختلال : نشانگر هر آن چیزی است که در انتقال و درک پیام دخالت کرده و برتمام پیوندهای فرآیند ارتباطات اثر می‌گذارد. اختلال شامل عواملی از قبیل اختلال کلام، ارتباطات تلفنی ضعیف ، دست خط ناخوانا. آمارهای اشتباه موجود در یک یادداشت .یا گزارش، بینایی یا شنوایی ضعیف و فاصله فیزیکی موجود میان فرستنده و گیرنده می‌باشد. مدیران از طریق کاهش اختلالات به شیوه‌های گوناگون می‌توانند باعث بهبود و ارتقای ارتباطات شوند.

در پژوهش حاضر نقش ارتباطات در فرآیند مدیریت، تغییر سازمانی، راهبری، مدیریت ، مدیریت استراتژیک و ماهیت سازمان‌های یادگیرنده مورد مطالعه قرار گرفته است و در نهایت الگوهای یک سازمان فرهنگی در ابعاد ارتباطات سازمانی و رهبری استخراج شده است.

1-1) بیان مسئله

در پژوهش حاضر در صدد پاسخ‌گویی به این سوال است که براساس قرائن موجود تجربی و علمی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان  عقیدتی سیاسی چگونه می‌باشد.

ارتباطات سازمانی به طور وسیع به عنوان پردازش، تعبیر، تفسیر پیام‌ها، اطلاعات، معانی و فعالیت‌های نمادین در درون و در بین سازمان‌ها تعریف می‌شود.

نظریه پردازان کلاسیک سازمان ارتباطات را اسناد مکتوب و اختیار صدور فرمان (وبر 1947)، جریان رو به بالای پیام‌ها و ترغیب کارکنان (تیلور 1947)، جریان افقی اطلاعات (فایول 1949)، گوش دادن و ارتباطات غیررسمی (روتیلزبرگر 1941)،  بازخور و رفتار دایره‌ای (فالت 1941) و تعهدات ناشی از تصمیم (بارنارد 1968) تعریف نموده‌اند.

اما نظریه‌پردازان معاصر  سازمان به ارتباطات به عنوان بر ساخته‌هایی همچون پردازش اطلاعات (گالبرایت 1973)، شبکه‌های اجتماعی (کید 1981) ، هماهنگی (هچ 2004) و مشارکت (لیکرت 1967) می‌نگرند. (فرهنگی 1383 24)

با توجه به ارزیابی ‌های مکرر دفتر فرماندهی کل قوا از نحوه‌ی عملکرد نیروهای مسلح و احراز  رتبه‌ی اول توسط سازمان عقیدتی سیاسی  در عرصه‌های متفاوت فرهنگی در سال‌های پیاپی و با توجه به ناشناخته‌ بودن الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو در این سازمان پس از تغییر رئیس این سازمان در سال 79 نتایج این تحقیق می‌تواند بعد جدیدی از نقش مؤثر ارتباطات را در سازمان‌های فرهنگی  بگشاید. اهمیت و ویژگی مهم دیگر این تحقیق مطالعه‌ی رهبری از دیدگاه  ارتباط می باشد و این‌که ارتباطات و نقش مهم آن آن‌گونه که باید و شاید در مصوبه‌ی وزیران (برنامه‌ی تحول اداری) و حتی جدول تعیین وضعیت موجود و ترسیم وضعیت مطلوب سازمان مورد توجه قرار نگرفته است.

2-1) اهمیت تحقیق :

با عنایت به ابلاغ برنامه‌های تحول اداری توسط هیأت محترم وزیران به کلیه‌ی وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های دولتی و رویکرد اصلی جشنواره شهید رجایی به برنامه‌های تحول اداری هنگام ارزیابی وزارت‌خانه‌ها و سازمان‌های دولتی و سرمایه‌گذاری میلیاردها ریال در اجرای این برنامه، هرگونه بی‌توجهی و یا حتی کم‌توجهی به الگوی ارتباطات سازمانی و سبک‌های ارتباط رهبر پیرو منجر به شکست و یا کاهش ضریب موفقیت این برنامه خواهد شد. چرا که یکی از موانع اصلی اجرای برنامه‌های تحول «مقاومت در برابر تغییر» می‌باشد که با استفاده از الگوی مناسب ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو می‌توان مقاومت‌هایی از این دست را کاهش داد و از سوی دیگر با جلب مشارکت فعال کارکنان در فرآیند تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری و اجرای برنامه‌های تحول و در نتیجه سرعت بخشیدن به فرآیند تغییر، مقادیر قابل توجهی در منابع صرفه‌جویی نمود. بدیهی است که در این فرآیند ارتباطات بین اعضاء سازمان با یک دیگر و افراد با سازمان‌ نقش مؤثری در پیشبرد اهداف تحول سازمانی خواهد داشت.

1-3) سؤالات تحقیق :

1 سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان عقیدتی سیاسی چیست؟

2   سبک ارتباطات سازمانی در سازمان عقیدتی سیاسی  چیست؟

3 آیا سبک ارتباط رهبر پیرو با الگوی ارتباطات سازمانی در سازمان موصوف متناسب است؟

اهداف تحقیق :

هدف کلی این تحقیق  بررسی الگوی ارتباطات سازمانی و سبک ارتباط رهبر پیرو می باشد .

اهداف فرعی:

1 شناخت و تعریف سبک ارتباط رهبر پیرو با رویکرد ارتباطی

2 طراحی و تبیین الگوی سنجش نظام ارتباطات سازمانی در سازمان‌های غیرانتفاعی (فرهنگی)

3 شناخت و تعریف مقاومت در برابر تغییر با رویکرد ارتباطات سازمانی

4 شناسایی ساز و کار نقش ارتباطات سازمانی درکاهش مقاومت در برابر تغییر

5 شناسایی ساز و کار ونقش سبک ارتباط رهبر پیرو  در کاهش مقاومت و حتی جلب مشارکت کارکنان.

1-4) فرضیه‌های پژوهش :

1 تعیین سبک ارتباط رهبر پیرو در سازمان عقیدتی سیاسی

2  تعیین الگوی ارتباطات سازمانی در سازمان عقیدتی سیاسی .

1-5) تعریف واژگان

1-1-5) ارتباطات :

ارتباطات به‌گونه‌ای وسیع و گسترده (( تسهیم تجارب )) ( Sharing of experiences ) نیز تعریف شده است. ( فرهنگی-1382-6  )

نویسندگان دیگری ، ارتباطات را (( فراگرد تفهیم و تفاهم و تسهیم معنی )) درنظر گرفته‌اند. در این تعریف ارتباطات به‌عنوان فراگرد بکارگرفته شده است زیرا آن را فعالیتی که با کنش ( Action ) ، دگرگونی ( Change ) ، مبادله ( Exchange ) و حرکت ( Movement ) سروکار دارد می‌دانند.

ارتباطات با تفهیم ( Understanding ) سروکار دارد. ارتباط شکل نمی‌گیرد مگر آنکه عمل تفهیم انجام گرفته باشد.

تسهیم با دیگران آن چیزی است که امروز در میان اکثر علمای علوم اجتماعی به‌نام (( ارتباط با دیگران )) ( Interpersonal communication ) شناخته شده است. ( همان- 8 )