خلاصه گزارش کارآموزی گزارش مقایسه ای یافته های علمی دوره کاردانی با کار عملی در بیمارستان امام حسین (ع)
مقطع کاردانی رشته امور اداری
ارتباط برنامه‌ریزی با سایر وظایف مدیریت:
برنامه‌ریزی بخش عمده‌ای از کار مدیران را به خود اختصاص می‌دهد. البته وظایف مدیریت قابل تفکیک نیستند، بویژه وظایف برنامه ریزی و کنترل که با هم رابطه نزدیک دارند.
به طوری که میتوان گفت: «بدون برنامه ریزی، امکان کنترل وجود ندارد زیرا کنترل یعنی ارزیابی فعالیت‌ها به منظور حفظ آنها در مسیر تعیین شده و اصلاح انحرافات احتمالی با توجه به برنامه.
برنامه‌ریزی اهداف همه فعالیت‌ها و تلاشهای گروهی را تعیین می‌کند و نحوه دستیابی به ان اهداف را طرح‌ریزی می‌کند تا بتواند تشخیص دهد که باید از نوع ساختار سازمانی استفاده کند. بنابراین میتوان گفت که درواقع برنامه‌ریزی، وظیفه اساسی و شالوده مدیریت می‌باشد.
تقدم برنامه‌ریزی نسبت به سایر وظایف مدیریت:
فراگرد برنامه‌ریزی ماهیتی پویا دارد.
با توجه به تغییر میزان اطلاعات قابل دسترسی، تجدید نظر در برنامه‌های تنظیم شده امری بسیار منطقی است، بعلاوه با توجه به م اهیت بسیار متغیر فراگردهای محیطی، تجدید نظر مستمر برنامه‌ها ضرورت می‌باید، بطوری که لازم است در مقاطع زمانی معین، برنامه‌های قدیمی کنار نهاده شود و برنامه‌های جدید جایگزین آن گردد.
به این ترتیب تغییر و اصلاح مستمر برنامه‌ها، موجب پویایی و انعطاف‌پذیر فراگرد برنامه‌ریزی می‌شود.
نمودار سازمانی
یکی از اسنادی که پس از رسمیت یافتن سازمان، تنظیم می شود، نمودار سازمانی است. برای تهیه نمودار سازمانی، رعایت موارد اساسی و پایه آن را تشکیل می‌دهد.
1- برای نشان دادن واحدهای سازمانی از کادر مستطیل استفاده می‌شود البته گاهی از دایره یا سایر شکل‌های هندسی نیز استفاده می شود.
2- مهمترین واحد سازمانی را معمولاً در بالا نمودار قرار می‌دهند؛ به طوری که فاصله هر واحد از بالاترین واحد (که بیشترین منابع قدرت سازمانی را در اختیار دارد، معرف میزان قدرت و اهمیت آن واحد است. البته در نمودارهایی که به صورت افقی یا دایره‌ای ترسیم می‌شوند، شاخص تعیین کننده قدرت متفاوت است؛
در نمودار افقی، مهمترین واحد را در سمت راست در نمودارهای دایره‌ای مهمترین واحد را در مرکز قرار می‌دهند.
3- خطوطی که بین واحدهای سازمانی رسم می‌شود، باید نشان دهنده روابط سازمانی آنها باشد. این خطوط نشان می‌دهند که هر واحد در مقابل کدام واحد مسئول و پاسخگو است؛
4- اگر خط ارتباطی میان دو واحد، فقط مبین اعمال بخشی از قدرت باشد، آن را با خط‌چین (............) نشان می دهند؛ برای مثال اگر معاون امور کارکنان در ستاد مرکزی بر امور فنی واحد کارگزینی شعبه‌ها نظارت داشته باشد، یک خط‌چین بین معاونت مذکور و واحد کارگزینی رسم می‌شود که بیانگر اختیار اعمال نظارت فنی است.
5- اگر متمایز ساختن واحدهای صفی از واحدهای ستادی مورد نظر باشد، باید واحدهای ستادی را در کنار خط فرماندهی 0سلسله مراتب سازمانی) ترسیم کرد.
نمودار ذیل که همه بر مبنای وضعیت یک سازمان ترسیم شده‌اند:
هیات مدیره
مدیرعامل
معاونت بازاریابی و فروش معاونت تولید
فروشگاه الف فروشگاه ب کارخانه طراحی محصول
نمودار سازمانی عمومی یک شرکت تولیدی
با وجود انکه سازمانی یا سازمانها، وسیله مفیدی برای نشان دادن جریان اطلاعات و ارتباط بین واحدهای مختلف سازمان است، ولی موارد ذیل را نشان نمی دهد:
1- تفاوت میزان مسئولیت‌ها و اختیارات منصبهای سازمانی هم سطح و مسئولان هم رده.
2- تمایز واحدهای صفی و ستادی که در سازمانهایی که وظایف صفی و ستادی در هم آمیخته‌اند.
3- معیار مقایسه میزان اهمیت و شأن مقامها و منصبهای سازمانی
4- مجاری ارتباطی فرعی، مابین واحدهای جزء
5- مجموعه کامل روابط اصلی واحدهای سازمانی
6- سازمان غیررسمی و مجموعه روابط غیر رسمی
اما مواردی که از نمودار سازمانی یا سازمانها قابل تشخیص هستند، عبارتند از:
1- تقسیم کار – منصب‌ها و عنوان‌ها مسئولیتهای کار افراد را نشان می‌دهند.
2- روابط سرپرستی (رئیس و مرئوس) خطوط نمودار بیانگر آنند که هریک از افراد به چه کسی گزارش می‌دهد.
3- مسیرهای ارتباطی خطوط پر مسیرهای رسمی ارتباطات را نشان می‌دهد و خطوط نقطه‌چین مسیرهای ارتباطی غیررسمی را مشخص می سازد.
4- واحدهای فرعی عهده – واحدهای فرعی عهده‌ای که تحت نظر یک مدیر فعالیت می‌کنند، نشان داده می‌شوند.
5- سطوح مدیریت – سطوح عمودی نمودار، تعداد سطوح مدیریت را نشان می‌دهند.
انواع نمودارهای سازمان
گونه‌های رایج این نمودارها عبارتند از:
1- نمودار سازمانی
2- نمودار وظایف
3- نمودار نیروی انسانی
4- نمودار تلفیقی
5- سایر نمودار
6- نمود ار به عنوان سایر نمودار
1- نمودار سازمانی: نمودار نمایشگر سطوح مختلف سازمانی را و سلسله مراتب اداری در واحدهای مختلف انجام دهنده کار می‌باشد. که تقسیم کار و نحوه سازماندهی و .... مشخص می‌شود.
2- نمودار وظایف: این نمودار نمایشگر وظایف واحدهای مختلف سازمان می‌باشد. و معمولاً این نمودار برای یک واحد اصلی تهیه می‌شود.
3- نمودار نیروی انسانی: این نمودار که به نمودار پرسنلی و یا کارگزینی معروف شده است که نیروی انسانی سازمان و استقرار آن در واحد مختلف می‌باشد.
4- نمودارهای تلفیقی: که این نوع نمودار از تلفیق دو یا چند نمودار اعم از نمودار سازمانی و پرسنلی توام با عکس نیروی انسانی، نیروی انسانی .... برای راهنمایی ارباب رجوع تهیه و ارائه می‌شود.
5- سایر نمودارهای متداول: این نمودارها نمونه‌های مختلفی دارند که مهمترین آنها عبارتند از: نمودار جریان کار، نمودارهای مقایسه‌ای و چند نوع نمودار
6- راهنمای سازمانی: راهنمای سازمانی به مجموعه‌ای اطلاق می‌شود که: هدف، وظایف، سازمان، پست‌های سازمانی و .... گردآوری می‌شود. یعنی این مجموعه برای کارکنان جدید الاستخدام سطوح بالای سازمان و همچنین پژوهشگران و کارشناسان قرار می‌گیرد.
سازمانهای رسمی:
در مقابل سازمان های اجتماعی که هرگاه انسانها با هم زندگی می‌کنند، خود به خود پدید می‌آیند، سازمانهایی وجود دارند که آگاهانه و از روی طرح و نقشه برای نیل به مقاصد معینی ایجاد می‌شوند. اگر تحقق هدفی مستلزم کار و فعالیت جمعی باشد، انسانها سازمانی برپا می‌کنند که به وسیله آن می‌توانند فعالیتهای جمع کثری از افراد را هماهنگ سازند و مشوق‌ها و امتیازاتی تدارک می بینند تا افراد دیگر نیز برای کمک به تحقق هدف به آن سازمان بپیوندند. در این سازمانها هدف‌هایی که باید تحقق یابند، ساختاری که باید روابط میان اعضا را مشخص کنند، و هنجارها و مقرراتی که اعضا باید پیروی کنند، خود جوش پدید نیامده، بلکه پیشاپیش و آگاهانه طراحی می‌شوند تا راهنمای فعالیت و رفتار قرار گیرند. چون ویژگی برجسته این سازمان آن است که رسماً و با قصد صریع نیل به هدفهای معینی برپا می‌شوند. اصلاح سازمان رسمی بدان اطلاق می‌شود. سازمانهای دولتی، کارخانه‌ها، دانشگاهها و مدارس از جمله سازمانهای رسمی به شمار می‌روند.
سازمانهای رسمی به منزله تدابیر و وسایلی هستند که در رفع نیازهای اساسی جامعه به وجود می‌آیند و با سیر تحولات اجتماعی روز به روز گسترده‌تر و پیچیده‌تر می‌شوند. آنها مستلزم استفاده از منابع انسانیف مادی و مالی است. سازمانهای رسمی، تحت نظم و ترتیب، و قواعد و مقررات معینی فعالیت می‌کنند و رفتار و مناسبات افراد در آنها، تحت الگو و موازین ویژه‌ای شکل می‌گیرد. برای اینکه فعالیت سازمان و کنش اعضای ان در جهت هدفها باشد، سرپرستی و نظارت، و هماهنگی و هدایت لازم می‌آید، مجموعه این وظایف که رفتار و فعالیت سازمانی را در مسیر هدف تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می‌کند، مدیریت نامیده می‌شود. پس همه سازمانهای رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارند. فقدان مدیریت موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می‌شود و سازمانها را به نابسامانی و از هم پاشیدگی می‌کشاند.
توضیحات فوق، تا اندازه‌ای ضرورت سازمانها و اهمیت مدیریت آنها را روشن می‌سازد و تصوری از دو مفهوم سازمان و مدیریت ارائه می‌دهد. مفاهیم سازمان و مدیریت لازم و ملزوم یکدیگرند. وجود یکی بدون دیگری بی‌معناست. فعالیت مدیریت در سازمان اتفاق می‌افتد و سازمانی نیست که از مدیریت بی‌نیاز باشد.
سازمان غیررسمی
روابطی که در درون سازمان شکل می‌گیرد، یقیناً به روابطی که رسماً به وسیله ساختار سازمان تجویز و به وسیله نمودار سازمان ترسیم شده، محدود نیست. مدیران همواره تشخیص می‌دهند که در جوار سازمان رسمی، سازمانی غیررسمی نیز وجود دارد. سازمان غیررسمی، الگوی روابطی پدید می‌آورد که در هیچ نموداری منعکس نیست. سازمان غیررسمی برروابط گروهی افراد سازمان استقرار است و نیازهای فردی و گروهی آنها درشکل‌پذیری آن مؤثر است. روابط غیر رسمی، الگوی روابط رسمی سازمانی را تحت تأثیر قرار داده، در نتیجه، فراگرد تصمیم‌گیری و مدیریت را نیز متأثر می‌سازد.
سازماندهی نظام رسمی همکاری و اشتراک مساعی را پدید می‌آورد. با استخدام و انتصاب افراد در پست‌ها و مناصب سازمان رسمی، میان آنها کنشهای متقابل شکل می‌گیرد و روابط متقابل به مرور گرایش‌ها و احساسات میان افراد را تقویت کرده، آنها را به صورت گروههای منسجم در می‌آورد. نیازها و هدفهای فردی و گروهی در شکل‌دهی این گروهها مؤثرند. نیازهای اعضای سازمان غالباً در قالب گروههای رسمی سازمانی که در خدمت هدفهای سازمان هستند، ارضا نمی‌شود. از این‌رو، انها، برای ارضای نیازهای امنیت، روابط اجتماعی، احساس تعلق، گروههای غیررسمی را به وجود می‌آورند و میتوان گفت که به محض تشکیل سازمان رسمی، موجبات تشکیل گروههای غیررسمی و در نتیجه سازمان غیررسمی، فراهم می‌شود. سازمان غیررسمی نقشی بسیار مهم در سرنوشت سازمان رسمی ایفا می‌کند. این اهمیت در گذشته چندان شناخته نبود. امکانات سازنده ان به مرور آشکار گردید. به طوری که صاحبنظران مدیریت تبعیت محض از ساختار و روابط رسمی سازمانی را ویرانگر دانسته، استفاده از امکانات بالقوه گروههای غیررسمی را به منظور رشد و توسعه سازمانی سودمند تشخیص دادند.
روابط غیررسمی سازمانی نه فقط ارضای نیازهای اجتماعی اعضاء بلکه برقراری روابط رسمی و انجام دادن وظایف سازمانی را نیز تسهیل می‌کنند؛ مثلاً گاهی ممکن است مدیر از طریق سازمان غیررسمی اطلاعاتی درباره مسائل حساس به دست آورد که اگر از طریق رسمی اقدام می‌کرد، مدتها به طول می‌انجامید یا با مشکلات و موانع زیادی روبه‌رو می‌شد.
یا گاهی ممکن است از طریق سازمان غیررسمی ابتکارات و نوآوریها در زمینه انجام کار و حل مشکلات سازمانی عرضه شود که بعداً در ردیف امور و عملیات رسمی سازمان قرار گیرند مدیران سازمان با شناخت گروههای غیر رسمی و درک نیازها و خواستهای آنها می‌توانند هدفهای آنها را با هدفهای سازمان یگانگی بخشیده از نیروی بالقوه آنها به سود سازمان استفاده کنند. البته سازمان غیررسمی ممکن است جبهه‌ای در مقابل مدیریت ایجاد کند، در این صورت، هدفهای آن در تضاد با هدفهای سازمان با مدیریت قرار گرفته، مشکلات بزرگی پدید می‌آید. گروههای غیررسمی ممکن است کارکنان را به هنجارشکنی تشویق کنند، بازده کار را تنزل دهند یا با دستگاه مدیریت از در مخالفت درآیند. در صورتی گروههای غیررسمی تضاد منافع پیدا کنند ممکن است به گروههای متنازع شوند و جریان امور سازمان را دچار آشفتگی سازند.
بنابراین مطالعه سازمانها به هر دو وجه رسمی و غیررسمی آنها ناظر است. در واقع تمایز میان وجوه رسمی وغیر رسمی صرفاً به منظور تجزیه و تلحیل سازمان است وگرنه در واقعیت این دو جدایی ناپذیرند. فقط یک سازمان وجود دارد.
فهرست گزارش کارآموزی گزارش مقایسه ای یافته های علمی دوره کاردانی با کار عملی در بیمارستان امام حسین (ع)
فهرست:
فصل اول
مقدمه
تاریخچه بیمارستان امام حسین(ع)
اساسنامه بیمارستان امام حسین(ع)
فصل دوم- مطالعه منابع:
برنامه‌ریزی
تعریف برنامه‌ریزی
جایگاه برنامه‌ریزی در سازمان
مزایای برنامه‌ریزی
ارتباط برنامه‌ریزی با سایر وظایف مدیریت
تقدم برنامه‌ریزی نسبت به سایر وظایف مدیریت
روشهای حل مشکلات
معرفی تکنیک‌های تصیم‌گیری
معرفی مراحل طراحی برنامه‌ریزی عملیاتی
معرفی تکنیک‌های برنامه‌ریزی
نظام برنامه و تأمین نیروی انسانی
طرح‌ریزی و براورد احتیاجات منابع انسانی
استخدام
کارمندیابی منابع داخلی و خارجی
روشهای انتخاب و گزینش
نظام بهسازی منابع انسانی:
ارزیابی شایستگی کارکنان
نظریه‌های ارزیابی
نظام نگهداری منابع انسانی:
بهداشت و ایمنی در محیط کار
خدمات رفاهی و بیمه و خدمات پرسنل
آموزش ضمن خدمت کارکنان و مدیران
برنامه‌ریزی و طرح‌ریزی نیوری انسانی بیمارستان امام حسین(ع)
سازمان:
تعریف سازمان
نقش سازمان در عصر کننونی
سازمانهای رسمی
سازمانهای غیر رسمی
تأثیر سازمانهای غیررسمی به سازمانهای رسمی
فوائد سازمانهای غیررسمی
انواع نمودارهای سازمانی
سازمان در در قالب سیستم
اصول سازماندهی
مبانی و انواع تقسیم کار و طبقه‌بندی وظایف در سازمان
مزایا و معایب تقسیم کار
توسعه شغلی و چرخش شغلی
قلمرو نظارت در سازمانی
صف و ستاد
لزوم استقرار واحدهای ستادی
اختیار و مسئولیت
تفویض اختیار
هماهنگی و اهمیت راههای ایجاد هماهنگی
مدیریت زمان در سازمان
مدیریت بحران در سازمان
چارت بیمارستان امام حسین(ع)
نیروی انسانی در بیمارستان امام حسین(ع)
وضعیت نیروی انسانی
گروههای شغلی بیمارستان امام حسین(ع9
تنظیم گروهها شغلی
تاریخچه طبقه بندی مشاغل در ایران
خلاصه‌ای از تاریخچه و سیر تحول و فواید طبقه‌بندی مشاغل
طبقه‌بندی مشاغل در بیمارستان امام حسین(ع)
علل وجود طبقه‌بندی مشاغل
اجرای طبقه بندی مشاغل در آن
فواید طبقه‌بندی مشاغل
شرح وظایف هر یک از مشاغل
نظام پرداخت در بیمارستان امام حسین(ع)
توضیح در مورد نحوه تنظیم لیست حقوق و مزایا و نظام پرداخت آن
نحوه محاسبه حق بیمه
بازنشستگی
اضافه‌کاری
خرید کارکنان
مالیات
غیبت
حوادث
نحوه پرداخت وام‌ها از قبیل وام ازدواج، وام مسکن
صدور احکام
نحوه صدور احکام داخلی کارکنان
نحوه اعطائ رتبه، مرتبه گروه، درجه ارتقاء
ارزشیابی مشاغل
ارزشیابی مشاغل و روشهای مختلف آن از جهت نظری
نحوه ارزشیابی مشاغل در محل کارآموزی
بایگانی و اداره امور اسنادی
تعریف بایگانی و اداره امور اسنادی
ضرورت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک
طبقه‌بندی و روشهای تنظیم اسناد
اصول و روشهای مختلف بایگانی
نحوه بایگانی اسناد و مدارک تخصصی
تعریف مکاتبات اداری و امور دفتری
هدف و وظایف اداره امور دفتری و دبیرخانه
روشهای اداره امور دفتری و انواع دبیرخانه
فرم‌ها ودفاتر و وسایل امور دفتری
انواع نامه‌های اداری و مراحل آن
شیوه نگارش برای نامه‌های اداری
بررسی روشهای اداری محل کارآموزی
سیستم بایگانی
مدیریت امور اسناد
نحوه مکاتبات و امور دبیرخانه محل کارآموزی
اموال:
تعریف انواع اموال
انواع مالکیت
اموال دولتی
نقش دیوان محاسبات و نظارت بر اموال دولتی
انبار:
تعریف انبار
اهمیت و جایگاه انبار
وظایف مدیر انبار
انواع طبقه‌بندی کالا
استانداردهای موجود در انبارداری
روشهای مختلف انبار ک ردن کالا
شیوه‌های کنترل موجودی در انبار
حمل و نقل در انبار
مسائل ایمنی انبار
سیستم پشتیبانی در محل کاراموزی
بررسی سیستم پشتیبانی
کارپردازی (تدارکات)
نحوه تأمین نیازمندی‌ها
روشهای انبارداری
سیستم حسابداری
تعریف حسابداری
حسابداری یک موسسه بایگانی
صدور سند
تنظیم دفاتر روزنامه و کل
انجام اصلاحات
تنظیم تراز آزمایش
تنظیم صورت سود و زیان
تنظیم صورت حساب سرمایه
تنظیم ترازنامه
ثبت روزنامه بستن حسابهای موقت و انتقال به دفتر کل
تنظیم تراز اختتامی
بستن حسابهای دائم و انتقال به دفتر کل
تنظیم تراز اختتامی – افتتاح حسابها در اول دوره در دفاتر روزنامه و کل
تعریف بودجه و اصول آن
مراحل بودجه
انواع طبقه‌بندی بودجه از نظر درآمد و هزینه‌ها
نحوه تهیه و مبادله موافقت‌نامه‌های جاری
و طرح‌های عمرانی
انواع بودجه‌های عملیاتی
سیستم حسابداری محل کارآموزی
روش تحقیق:
شناخت روش علمی تحقیق
شناخت مسئله یا مشکل به منظور آغاز تحقیق
تنظیم سئوالات تحقیق
نحوه تدوین و تبیین فرضیه در باب علل بوجود آمدن مشکل
انتخاب فرضیه یا فرضیه‌های اهم
تعریف جامعه آماری و جامعه نمونه و نحوه انتخاب آن
روشهای مختلف یادداشت‌برداری
جمع آوری اطلاعات برای فرضیه یا فرضیه‌های اهم
طبقه بندی اطلاعات جمع آوری شده
تجزیه و تحلیل اطلاعات
طرز تهیه گزارش تحقیق یا کتاب
فصل سوم: مقایسه و تجزیه و تحلیل
فصل چهارم: نتایج پیشنهادات و محدودیتها در عمل
بخش اول – نتایج
نتایج حاصل از مقایسه و تجزیه و تحلیل
بخش دوم – پیشنهادات
پیشنهادات اجرایی
پیشنهاد به منظور تحقیق در آینده
بخش سوم – محدودیتها در عمل
اهم محدودیتها
پیوست‌ها
منبع:
استفاده از پایان‌نامه‌های دانشجویان فارغ‌التحصیلان رشته امور اداری
کتاب مجموعه قوانین و مقررات استخدامی نوشته علی‌اکبر، ابن علی، مهدی حلاج
کتاب مدیریت اسناد نوشته منوچهر امیر شاهی
استفاده از جزوات تحصیلی مقطع کاردانی رشته امور اداری – حسابداری
اینترنت
و
کتاب سیر سیاسی – علمی مدیریت منابع انتشارات دانشگاه تهران
کتاب مدیری عمومی تألیف دکتر علی لاقه‌بند دانشگاه علامه طباطبایی
کتاب مبانی سازمان و مدیریت نوشته دکتر علی رضائیان چاپ مهر
کتاب تئوری‌های سازمان و مدیریت جلد یکم – ترجمه و نگارش دکتر گوئل کهن